新年度を迎え、担当者や仕事の分担が変わる四月。大阪の店舗や事業所でも、ホームページやメールの管理を引き継ぐ場面があると思います。忙しい時期ほど、管理画面に入るための情報だけを渡して終わりにせず、誰が何を管理するのかを整理しておきましょう。
まず、サーバー、ドメイン、ホームページ、メールなどの契約先と管理担当者を一覧にします。契約名義や更新通知の宛先が退職した担当者のままでは、大切な案内を受け取れません。パスワードそのものを共有の表に並べるのではなく、安全に保管できる管理方法を選び、閲覧できる人を必要な範囲に絞ることが基本です。
複数のサービスで同じパスワードを使うと、一か所から漏れた情報が他のサービスにも悪用されるおそれがあります。十分な長さの異なるパスワードを使い、多要素認証に対応していれば導入を検討しましょう。復旧用の情報はログイン情報と一緒に無造作に置かず、担当者が不在でも正規の手順で対応できるよう備えます。
大阪市のホームページ制作会社へ運用を依頼する場合も、管理権限の範囲と引き継ぎ方法を確認しておくと安心です。記事の更新担当者全員に、契約変更までできる権限を渡す必要はありません。WEB制作後の管理は、担当者任せにせず会社の仕組みとして残すことが大切です。新しい体制を機に、使っていないアカウントの有無も確かめてみてください。